健康を意識したウォーキングイベントやりたいんだけど、どうやって運営すればいいんだろう…
できるだけ手間が掛からず簡単なのがいいな！
こんな疑問にお答えします。
✅本記事の内容
- 社内イベントの運営なんてやったことない！
- ウォーキングイベントなんてどう進めればいいかわからない！
- できるだけシンプルで負担にならず簡単にできるイベントにしたい！
初めて運営に携わるなら不安しかないと思いますが、仕組みさえ整えれば全然難しくありません。
この記事では、最もシンプルで簡単に開催できるウォーキングイベントの開催準備から運営までをノウハウを含め紹介しています。
要所で私が使用している資料を添付していますので、ぜひ参考にしてください。
✅本記事の信頼性
実際に開催した実績からお伝えしますね！
目次
ウォーキングイベントとは
ウォーキングイベントとは、その名の通り”歩く”ことを意識したイベントになります。
開催方法はそれこそ多く考えられますが、当記事で紹介するのは以下の最もシンプルで簡単に運用できる内容です。
①指定期間内に参加者が各自で歩数を集計し、目標歩数の達成を目指す。
②歩数の集計方法は各自に一任、万歩計やアプリを使用して記録（Google fitなど）
③期間終了後、記録を提出してもらいランキングを作成
④順位や目標達成に応じて商品を贈呈
となります。
最後に集計の手間がありますが、事前にイベント専用アプリを申請したり、担当者と打ち合わせするなど、事前準備に関する負担を軽減した構成になっています。
仕事が忙しい方も、手間なく開催できる内容になってます！
ウォーキングイベント開催までの流れ
ウォーキングイベントは事前準備が少なからず必要にはなります。
以下は開催までの一連の流れになります。
～２ヵ月前～
①運営体制と会社協賛の確認
②大まかな開催規模の確認
③必要予算の確認
④開催期間中の流れと担当決め
～１ヵ月前～
⑤ウォーキングイベント開催のニュース発行、参加者募集開始
⑥景品購入
⑦参加者の確認
～イベント開催～
⑧運営も楽しくウォーキングイベント！
⑨記録集計、ランキング作成
～後日～
⑩ニュース作成、開催報告
一応余裕を持たせて２ヵ月としていますが、決めるべきことがスムーズに決まれば、もう少し短縮することは可能です。
以降、各タイミングでどんなことをするのか詳しく説明していきます。
①運営体制と会社協賛の確認
まず初めに、以下の項目を確認し決定します。
- 運営体制の構築
- 会社協賛 or 組合単独の確認
まず、ウォーキングイベントを運営する上での体制を整えます。
事前の景品準備や開催後の歩数集計などで、お手伝いしてもらえる方が何人かいると助かりますね。
１名でも開催することは可能ですが、負担の軽減やみんなでイベント開催しているという意識付けという意味でも、協力して開催したいところです。
また、今回のイベントを組合員までを対象とするか、管理職やシニア社員の方も含めるかで、組合単独のイベントか会社との協賛イベントとするか変わってきます。
職場内でのコミュニケーション活性化を考えるのであれば管理職を交えた協賛を推奨します。
②大まかな開催規模の確認
ウォーキングイベントにどれくらいの人が集まりそうか確認しましょう。
初めての開催であれば、口コミで確認するのもいいですね
特に会場やバスの手配などがないため、人数的にはできるだけ多くの人に参加いただけると嬉しいですね。
③必要予算の確認
予算についてはイベント費用として概算で取っていることを前提に話します。
人数規模と協賛かどうかが決まったら、見込みで必要予算を確認しましょう。
今回必要となる費用は”景品代”のみです。
協賛とする場合は、組合が全て精算した後、必要分を割り勘して請求書を作成するのが楽です。
④開催期間中の流れと担当決め
ウォーキングイベントの開催期間が決まったら、期間中の流れと各種担当決めを行います。
私の労組では以下のように担当決めをしています。
- イベント受付…メールでのイベント申し込みを集計
- 景品購入…参加者への景品を購入
- 歩数集計…期間終了後、提出された歩数を集計する
正直１人で運営することも可能です。
ですが前途した通り、「みんなで運営していることを意識づけることが重要」となるため、負担軽減もありますが、できるだけ協力プレイでいきましょう！
⑤ウォーキングイベント開催のニュース発行、参加者募集開始
おおよその流れが決まったら、参加者募集のニュースを発行し周知します。
☆以下に私が実際に使ったニュースを添付していますので参考にしてください。
ニュース書式が決まっているのであれば、それに合わせて編集頂ければと思います。
添付のニュースは、各自からメールにて申し込みや記録の提出をしてもらう流れにしております。
使用できるのであれば、「Forms」というMicrosoftの機能を利用して、申し込みや記録の提出をお願いすることも可能ですね。
ただ、使用したことのない人にとってはとてもハードルが高いため、今回のようにメールで送ってもらうのが一番楽かもしれません。
⑥景品購入
開催日までの間に、先ほど決めた担当者の方が景品購入を行います。
参加賞がある場合は、申し込み完了後に数が出そろってから購入してもいいですね。
精算の際に領収書が必要となると思いますので、よく確認してください。
景品はもらった方が不快にならないよう何を買ったのか注意しておきましょう！
イベントは違いますが、オススメの景品はコチラ👇
もっとも手間なく喜ばれるのはギフトカードでしょうか、誰にでも喜ばれ、万が一買い忘れてもすぐ手に入れることができますね(*´▽｀*)
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⑦参加者の確認等
参加者の申し込みが始まってきたら、参加者の人数を管理します。
予算が問題なければ特に上限はないと思いますので、できるだけ多くの方にご参加いただきたいですね！
⑧運営も楽しくウォーキングイベント！
開催期間になりました！
開催期間中は特にすることもありませんので、是非あなた自身もご参加ください！
⑨記録集計、ランキング作成
開催期間が終了しましたら、参加者から記録が送られてきますので集計をおこないます。
今回の歩数記録はあくまで各自に一任していることから、もしかしたら不正を行っている人もいるかもしれません(; ･`д･´)
ただ、今回の場合はあくまで参加いただくことに意義がありますので、あまりに悪質でなければ目を瞑ります…
私の労組の場合、
- 平均8,000歩/月をクリア出来たら「クオカード 1,000円分」
- 達成できなくても参加賞で「クオカード 500円分」
- ランキングを作成し、上位１～３位までにそれぞれ「クオカード5,000円～3,000円分」
を贈呈しましたので、それに合わせた集計を行っています。
⑩ニュース作成、開催報告
イベントが終わりましたら、イベント開催報告のニュースを作成し周知します。
できたら１位～３位までの受賞者に商品を贈呈しているところの写真や、参加者全員のランキングを掲載したいところですね。
ただ、実名と歩数が公表されるとプライバシーが厄介な場合もあるので、その場合は受付段階から実名と合わせてランキング用にハンドルネームも申請してもらいましょう。
参加した方は開催期間中の思い出話、参加されなかった方は今度は参加してみようかなという意欲が高まり、次に繋がると考えています。
イベントアプリ「RenoBody （レノボディ）」の活用
私の労組では、現在は「RenoBody（レノボディ）」というアプリを活用してウォーキングイベントを開催しています。
こちらのアプリの特徴は、
- 各自のスマートフォンに専用アプリをインストールし歩数を勝手に集計
- イベント登録（有料）することで、イベント専用ページが作成され、参加者の歩数ランキングがリニアタイムで表示
- 個人とグループで参加することができるため、歩数をチームで競うことが可能
となります。
コストが掛かることと、事前にアプリによる申請などが必要になりますが、イベント期間中にもアプリでランキングを競うことができますので、盛り上がりますよ！
最初からはハードルも高いと思いますので、ぜひ次回以降の開催分から検討されては如何でしょうか？
まとめ：簡単運営！ぜひ開催してみてください！
今回は社内イベントとしてウォーキングイベントの進め方について解説しました。
ざっくりとした説明部分もあるため、不明点や相談があればコメント頂ければと思います。
また、他の社内イベント記事についても、興味ありましたら是非併せてお読みください！
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