社内セミナーの担当任されちゃったよ…
ネットで探すといっぱい出てきて、どう進めればいいか全然わかんないよ～
こんな疑問にお答えします。
✅本記事の内容
- 社内セミナーのおすすめ会社
- 社内セミナーの開催準備と運営方法
この記事では私が開催してきた社内セミナーでの準備から当日の運営までをノウハウを含め紹介しています。
要所で私が使用している資料を添付していますので、ぜひ参考にしてください。
✅本記事の信頼性
教育関係でセミナーに悩んでいる方、必見！
目次
☆j.union株式会社について
今回私がオススメするセミナー会社は「j.union株式会社」様になります。
初めて聞いた方もいらっしゃるとは思いますが、いったいどんな企業なのか、組織規模や活動内容について確認していきましょう。
※先に言っておきますが、私はj.unionさんの回し者ではございません(; ･`д･´)
会社名：j.union株式会社（ジェイユニオン カブシキガイシャ)
設立：1989年
資本金：4,500万円
社員数：124名（2023年4月時点）
～特徴～
・労働組合に特化して、その活動を総合的に支援している企業。
・主に以下の４つのサービスを提供している。
①人材育成：教育研修プログラム、セミナー、Eラーニングなどの教育に関するツール提供
②調査活動：組合員の意識調査、労働時間の実態調査などの調査業務及び分析報告
③情宣活動：機関紙、冊子、マニュアルなどの企画・作成・編集・デザイン・印刷まで
④IT化支援：組合HP、会計ソフト、アプリ開発など組合業務の負荷軽減に関わるサポート
いかがですか？
組合活動をサポートするための企業があることご存じでしたか？
私は役員になるまで存じ上げておりませんでした(; ･`д･´)
今回私がこちらの会社をオススメする理由は大きく以下の３つです。
☆セミナー選定から安心してお任せ！
こちらは先ほど説明した通り、労働組合に特化されている会社としての強みと言えますね。
組合役員向けの組織力向上に関するセミナーや、組合員向けのライフプランに関するセミナーなど、こちらの要望は大体網羅されていると思います。
また、担当の方とのやり取りも、進め方から丁寧に教えてくれるので非常に好感が持てました。
☆コストがリーズナブル
私はこれまでj.unionさん含めて数社見積もりを取って比較してきましたが、j.unionさんがやはり一番安いのかなと感じています。
ただ、見積もり比較のため何社も見積もりを取ることは、私自身はお勧めしません(;´Д｀)
その理由が↓
☆営業電話無し！しつこくない！
正直これが一番大きいかもしれません。
ネットでセミナーを検索すると沢山の会社さんが出てきますが、具体的な金額が書いてないため、見積もりをとることが必要になります。
私自身j.unionさんとのやり取りでしつこい電話などのやり取りをした経験は皆無ですが、
他社さんだと最初は２週に1回、あとは数か月に1回程度の頻度で1年間ぐらい営業電話が掛かってくることもありました。
これがまた非常に面倒なんです(;´･ω･)
☆デメリット？
1点だけ他社さんと大きく違うところは、有名芸能人などの講師を前面に押し出していないところでしょうか。
セミナーの内容から選定するので内容的には充実されているとは思いますが、
組合セミナーにおける大事な点として「参加率」があります。
有名な芸能人を採用して参加率を上げることは効果的ではありますが、もちろんコストも大幅に上がります。
この点は、担当者の方と相談したらもしかしたらマッチアップしてくれるかもしれませんが、
あなたの呼びたい芸能人がいて、それをベースにセミナーを開催するのであれば、j.unionさんはちょっとスムーズではないかもしれませんね(; ･`д･´)
☆セミナー開催までの流れ
ここからは、社内セミナー開催までの流れになります。
今回は30名規模の対面式で実際に私の労組で行ったセミナーをベースに説明します。
開催規模や開催形式などによって進め方は変わってきますので、
違っている点については労組内でよく話し合っていただければと思います。
～3ヵ月前～
①運営体制の確認
②セミナー案を複数決定
③開催候補日の決定（第３希望まで）
④大まかな開催規模、開催形式の確認
⑤会場の確認
⑥セミナー会社への連絡、日程調整
⑦必要予算の確認
～2か月前～
⑧セミナー内容と開催日決定
⑨当日の流れと担当決め
～１ヵ月前～
⑩セミナー開催ニュース発行、参加者募集開始
⑪参加者の確認、調整等
～開催当日～
⑫会場準備
⑬セミナー運営
～後日～
⑭ニュース作成、開催報告
上記はセミナー内容を複数希望の中から選んだ流れですが、
もしお願いしたい講師が決まっているのであれば、もっと早めに予約が必要になりますね。
以降、各タイミングでどんなことをするのか詳しく説明していきます。
①運営体制の確認
まず初めに、以下の項目を確認決定します。
・運営体制の構築
・組合単独 or 会社協賛
まず、セミナーを開催する上での体制を整えます。
事前準備や開催日当日の運営を考えると、軸となるメンバーとお手伝いしてもらえる方が数人いると助かりますね。
当日負担はそこまでありませんので、気軽に参加してもらえればと思います。
また、もし管理職の方にも参加してもらう場合は、会社との協賛セミナーに変更する必要があります。
昨今のパワハラ問題や、職場内でのコミュニケーション能力の活性化などのテーマであれば、会社協賛も得策かもしれませんね。
②セミナー案を複数決定
セミナー開催における最も大事なことは、「参加率」と「満足度」です。
組合費を使って運用しておりますので、誰も参加せず得もしないようなセミナーでは組合員から不満の声が出てしまうかも。
たとえば、事前に組合員へアンケートを取って、どんなニーズがあるか調べるのも手です。
以下にj.unionさんが運営するセミナーのリストがありますので、こちらからニーズに合うものを選べばスムーズですね( *´艸｀)
難しければ、ご担当者様に相談すれば候補をピックアップしてくれると思います。
講師の都合にもよるため、３つぐらいには候補を絞りたいですね。
以下が私の労組で行ってきたセミナーの例です。
- ふるさと納税セミナー
- ハラスメントセミナー
- 健康セミナー など
③開催候補日の決定（第３希望まで）
②でセミナー候補を決めたのと同じ理由になります。
講師や会場の都合もありますので、事前に開催候補日を決めておきましょう。
また開催時間については、会社協賛であれば業務時間中に開催することもできますが、
組合単独なら就業時間後もしくは休日に開催するか。
一番参加率が高そうな時間が良いですね♪
④大まかな開催規模、開催形式の確認
セミナーにはどれくらいの人が集まりそうですか？
もし過去に実績があるならそれを参考にし、なければ口コミで確認してみるのもいいですね。
ただし、こういったイベント運営で最も苦痛を感じるのは人集めですので、
厳しそうなら、最初は少なめでいいと思います。
私の支部も250名規模ですが、交代勤の方が多く参加者はいつも20名～30名程度でしょうか(;´･ω･)
また、開催形式によっても参加率は大きく変わってきます。
- 対面形式：講師と受講者が会場に集まって行う最もスタンダードなやり方。
- web形式：コロナ禍で一気に広まったパソコンやスマホを用いた会場を不要とするやり方。
- ハイブリッド形式：対面形式かつweb中継を行うことで、離れた場所からも参加できるやり方。
あなたの労組で最も適したものはどれか考えてみてください。
⑤会場の確認
開催規模と開催形式が決まったら、会場の確認をしましょう。
※web形式のみの場合は会場は不要ですね。
人数規模に合わせた会議室のようなものがあれば運営は可能ですが、
講師の方をお招きする場合は、控室も必要です。
あなたの職場に大小の会議室があれば十分運用は可能ですね。
お近くの市民会館などの公共施設でも会議室を借りることができますので、
会場でお困りなら調べてみてください。
キャンセル料がかからないのであれば、候補日分抑えておきたいですね。
また、講師の方がパソコンとプロジェクターを用いて資料を投影する可能性が高いです。
こちらの機器についても、事前に必要か確認し、必要ならできるだけ準備しましょう。
⑥セミナー会社への連絡、日程調整
- セミナー案：複数案
- 対象者：組合員（管理職も？）
- 開催候補日：第３希望まで
- 開催規模：参加人数
- 開催形式：対面、web、ハイブリッド
- 会場：会議室等
上記が決まったら、j.unionさんに問い合わせてみましょう。
問い合わせは先ほどのj.unionホームページから行えます。
上記の条件に沿った開催内容と開催日をメールベースで決めていきましょう。
⑦必要予算の確認
j.unionさんとの日程調整などが完了したら、講師の仮押さえが始まります。
その間に「講演・研修確認書」というものが送られてきますので、こちらの内容を確認しましょう。
この書面にはこれまでの打ち合わせで決まったことや、
講師との待ち合わせ場所日時、研修講師費用が記載されています。
以下は私の労組での実際にかかった費用です、参考にしてください。
※費用は変わっている可能性が高いので、必ず担当者の方に確認しましょう！
①ふるさと納税セミナー：web形式、参加者30名
講師費200,000円＋オペレータ費50,000円＝250,000円（消費税除く）
②ハラスメントセミナー：web形式、参加者50名
講師費200,000円+オペレータ費50,000円=250,000円（消費税除く）
③健康セミナー：対面形式、参加者20名
講師費：200,000円（交通費、消費税除く）
また、会場として公共の会議室を借りた際の費用は以下の通りでした。
※こちらも地方によって違います。要確認です。
- 研修室（30名規模）：3,550円
- プロジェクター1台：1,000円
- アンプ＆マイク1セット：1,000円
- スクリーン1台：1,000円
- 講師控え室：400円
- 合計：6,250円
⑧セミナー内容と開催日の決定
⑦で受け取った「講演・研修確認書」は、講師仮押さえの2週間以内に必要事項を記入し返送しましょう。
これで、いよいよセミナー内容と開催日が決定しました！
⑨当日の流れと担当決め
セミナー開催日が決まったら、当日の流れと各種担当決めを行います。
運営メンバーのうち当日参加できない方がいれば、事前の開催案内の作成などをお願いし、当日参加できる方は当日運営をお願いするなど
必要に応じて負担バランスを調整します。
セミナー運営自体は大して人数を必要としませんが、全て１人でやるのではなく、皆で運営していることを意識づけることは、今後に繋げる上でも大切なことです。
⑩セミナー開催ニュース発行、参加者募集開始
おおよその流れが決まったら、参加者募集のニュースを発行し周知します。
開催日の１週間前には人数がそろっていることが理想ですね。
☆以下ニュースを参考にしてください。
ニュース書式が決まっているのであれば、それに合わせて編集頂ければと思います。
添付のニュースは現場運転員なども含め多くの方に参加してもらえるよう、 アナログな紙での申込書としています。
参加者が皆個人PCをお持ちのような会社であれば、Formsなどを使って参加者募集を行うのも手間が掛からず良いと思います。
⑪参加者の確認、調整等
参加者の申し込みが始まってきたら、あとどれくらい枠があるか管理します。
名前（よみ）や出席方法など抜けがないか確認しましょう。
私の労組の場合、残念ながら開催当日まで空席がありましたので、当日飛び入り参加OKとしました(´;ω;｀)
⑫会場準備
開催当日となりました！
対面形式の場合、必要な持ち物は以下の通りです。
持ち物：参加者リスト（受付表）、蛍光マーカー（参加者チェック用）、筆記用具の予備、会議室を予約しているならその予約票など
机やイスを配置し、セミナー会場を設営しましょう。
講師との待ち合わせ時刻となったら迎えに行き、控室まで案内しましょう。
⑬セミナー運営
セミナーが始まりました！
司会の方は、セミナー参加者への挨拶と講師の方を紹介したのち、講師の方へ引き継ぎましょう。
また、私が経験した会場トラブルは以下の通りです。
①参加者が遅れている！
→講師の時間は限られているので、いる人たちで進めましょう。
②筆記用具忘れた！
→⑫の持ち物にある通り、必ず予備の筆記用具を持参しましょう。
③女性講師に執拗に質問する人がいる。
→正直変な組合員もいます。最後まで講師の方を守るのも運営の仕事！状況を見て仲介に入りましょう。
また、開催風景や集合写真を撮ると、機関紙などにも使用できるので、講師の方の了承を得て可能なら撮りましょう。
⑭ニュース作成、開催報告
セミナーが終わりましたら、できれば当日の写真付きのニュースを作成し周知します。
参加した方は当日の思い出話、参加されなかった方は次参加してみようかな
という意欲が高まり、次回の開催に繋がりますね( *´艸｀)
まとめ：ぜひ、開催してみてください！
今回は社内セミナーとして「j.union」さんとの進め方を中心に解説しました。
ざっくりとした説明部分もあるため、不明点や相談があればコメント頂ければと思います。
他にも複数の社内イベントについてまとめておりますので、よかったらお読みください。
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