社内イベントで野球観戦まかされちゃった、どうしよう…
移動も発生するので、初めてなら不安ですよね！
「社内イベントの運営なんてやったことない！」
「野球観戦イベントなんてどう進めればいいかわからない！」
初めて運営に携わるなら不安しかないと思いますが、流れさえわかればそこまで難しくありません。
この記事では私が開催してきた野球観戦イベントでの準備から当日の運営までをノウハウを含め紹介しています。
要所で私が使用している資料を添付していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
1. 野球観戦バスツアー開催までの流れ
野球観戦は事前にある程度の準備が必要となるイベントです。
以下は開催までの一連の流れになります。
～２ヵ月前～
①運営体制と会社協賛の確認
②大まかな開催規模の確認
③必要予算の確認
④観戦チケットの手配
⑤バス手配
⑥当日の流れと担当決め
～１ヵ月前～
⑦野球観戦バスツアー開催のニュース発行、参加者募集開始
⑧景品購入、車内レクリエーションの準備
⑨参加者の確認、調整等
～開催当日～
⑩景品運搬と当日のアテンド
⑪運営も楽しく野球観戦！
～後日～
⑪ニュース作成、開催報告
準備を考えると、開催予定日の２か月前には動き出したいところですね。
人気の試合であれば、チケット手配のためなおさら早めに準備しましょう！
以降、各タイミングでどんなことをするのか詳しく説明していきます。
①運営体制と会社協賛の確認
まず初めに、以下の項目を確認決定します。
・運営体制の構築
・会社協賛 or 組合単独の確認
まず、野球観戦イベントを運営する上での体制を整えます。
事前準備や開催日当日の運営を考えると、軸となるメンバーとお手伝いしてもらえる方が複数人いると助かりますね。
リーダーには、全体の進捗管理が行える方にお願いしたいところです。
また、今回のイベントを組合員までを対象とするか、管理職やシニア社員の方も含めるかで、組合単独のイベントか会社との協賛イベントとするか変わってきます。
職場内でのコミュニケーション活性化を考えるのであれば管理職を交えた協賛を推奨します。
②大まかな開催規模の確認
野球観戦イベントにどれくらいの人が集まりそうか確認しましょう。
初めての開催であれば、口コミで確認するのもいいですね。
規模を大きくしすぎると人集めが大変で苦痛を感じると思うので、初めての開催であれば、最初は少なめでいいと思います。
私の労組では、大体約３０人規模で開催しています。
③必要予算の確認
予算についてはイベント費用として概算で取っていることを前提に話します。
人数規模と協賛かどうかが決まったら、見込みで必要予算を確認しましょう。
協賛とする場合は、組合が全て精算した後、必要分を割り勘して請求書を作成するのが楽です。
☆よかったら下記の予算書を参考にしてください。
注意：上記はあくまで管理用であり、労組によっては監査で求められる様式があるかもしれません。ご確認ください。
④観戦チケットの手配
開催規模が決まったら、観戦チケットの手配をしましょう。
コロナ禍の影響で団体予約が取れなくなっている可能性もあります。
まずは観戦先のホームページより、団体でのチケット手配ができるかどうか確認。
団体取り扱いがなければ、個人で数回に分けて購入しましょう。
人気の席は早々に取られてしまう可能性もあるため、観戦予定の試合はいつからチケットが取れるのか、よく確認しておきましょう！
また、これは個人的に一番の注意点ですが、外野スタンドの熱心な応援席を選び、参加者全員が熱心なファンでなかった場合、周りだけが常にスタンディング応援状態となる異様な状況になります。
これは参加者も辛いため、気軽に観戦したいなら絶対に内野席がオススメです(; ･`д･´)
もう一度言います。内野席にしておきましょう！
⑤バス手配
私の労組では、観戦イベントの際にはバスを利用することが多いです。
バスの利用については、予算と交通機関の状況が関係してきますので、一概に利用を進めませんが、以下にメリット・デメリット記載しておきます。
デメリットが大きければ、集合場所を決めて、現地集合・現地開催とするのが良いですね。
～メリット～
- 移動が楽（帰りが寝られる）
- バスの集合場所で点呼を取ることができるため、時間に余裕をもって集合することができる。
- バスの中でレクリエーションを行え、組合員同士での交流を図れる。
～デメリット～
- コストがかかる（私の労組が使用しているバス会社だと、１日７万円程度）
- 事前にバスの手配など手間が掛かる
バス会社は地元で検索してみてください。
数社ある場合は複数見積もりを取って、値段や相手の対応などで判断すると良いです。
私の労組では、地元のバス会社２社でいつも検討しています。
繁盛期はバスが出払ってしまう可能性もあるため、複数取引先があると便利です。
⑥当日の流れと担当決め
野球観戦イベントの開催日が決まったら、当日の流れと各種担当決めを行います。
私の労組では以下のように担当決めをしています。
- ツアー案内人…観戦イベント全体の進行管理
- バスレクリエーション…バス車内でのレクリエーション担当
- 写真撮影…組合報用の写真撮影
運営メンバーのうち当日参加できない方がいれば、バス車内でのレクリエーションで使用する景品の事前購入をお願いし、当日参加できる方は当日運営をお願いするなど必要に応じて負担バランスを調整します。
全て１人でやるのではなく、皆で運営していることを意識づけることは、今後の活動に繋げる上で、とても大切なことです。
私の労組では、事前に応援グッズを買い、車内レクリエーションの景品としてプレゼントしていますよ！
⑦野球観戦イベント開催のニュース発行、参加者募集開始
おおよその流れが決まったら、参加者募集のニュースを発行し周知します。
開催日の１週間前には人数がそろっていることが理想ですね。
☆以下ニュースを参考にしてください。
ニュース書式が決まっているのであれば、それに合わせて編集頂ければと思います。
添付のニュースは、記載のURLやスマートフォンからQRコードを読み込んで、「Forms」というMicrosoftの機能を利用して、気軽に申し込めるようにしました。
ただ、使用したことのない人にとってはとてもハードルが高いため、ニュース下部に申し込み用紙欄を設けて、直接組合事務所へ申し込んでもらうのが一番楽かもしれません。
以下、私の労組での申し込み画面の入力内容になります。
- 氏名（社員コード）
- 参加者（家族も）、人数
- 組合員or非組合員（参加費が決まる）
- バスの利用○ or ×（×の場合は現地集合）
- お弁当手配 要or不要、種類
私の労組では、申し込みの際にお弁当も種類を選んで注文できるようにしています。
事前に予約しておき、当日担当がまとめてお弁当を取りに行き、参加者へ配る流れです。
売店などが非常に混雑している場合がありますので、お弁当が事前に手配できているのは、小さなお子さんがいる家庭にとっては助かりますね。
⑧景品購入、車内レクリエーションの準備
開催日までの間に、先ほど決めた担当者の方が景品購入を行います。
精算の際に領収書が必要となると思いますので、よく確認してください。
景品はもらった方が不快にならないよう何を買ったのか注意しておきましょう！
これから観戦となるため、できるだけ嵩張らないよう応援グッズや商品券などがオススメですね！
車内レクリエーションとしては、簡単で盛り上がるのは”ビンゴ”ですね！
子供も喜ぶし、当選数で時間調整もできるのでオススメです。
また、これから観戦に先立ち、野球に関する簡単なクイズを行っても良いですね。
⑨参加者の確認、調整等
参加者の申し込みが始まってきたら、あとどれくらい枠があるか管理します。
名前（よみ）や参加人数など抜けがないか確認しましょう。
また、期日間近になっても空席があるようであれば、チケットが勿体ないので、できるだけみんなで声掛けを行い、定員としたいですね！
⑩景品運搬と当日のアテンド
イベント当日となりました！
一番大事なチケットは確実に忘れないようにしましょう！
景品を準備した場合は、忘れずに集合場所にもっていきましょう。
当日の案内などを準備して、当日に配るのも良いですね！
バス利用の場合は、乗車時にチケットを渡すのが効率的かもしれません。
現地集合の場合は、全員集まって集合写真などを撮影してからチケットを配布するのが良いかも。
持ち物：観戦チケット、レクリエーション用道具、景品（あれば）、参加者リスト、蛍光マーカー（参加者チェック用）、カメラ
⑪運営も楽しく野球観戦！
野球場に到着しました！
到着したら、混雑状況によっては、先に集合写真を撮った方が楽ですね。
チケットの配布がまだなのであれば、はぐれる前に渡しておきましょう。
観戦席まで参加者を案内したら、試合終了まで基本は自由行動です。
ただ、バスを手配している場合は、試合終了前に時間を見て帰る必要もあります。
事前にバス会社さんとよく確認しておきましょう！
また、よくある会場トラブルは以下の通りです。
①会場までの移動中、参加者がトイレに行って出てこない！
→とりあえず待ちますが、時間が掛かるようであれば、運営の誰か一人に確認をお願いして、残りの参加者を先に案内してしまいましょう。
②未成年が酒を飲もうとしている！
→参加者に未成年の新入社員などがいる場合、黙って酒を飲もうとするかもしれません。運営側の問題にもなりますので、必ずやめさせるようにしましょう！
③参加者が勝手に帰った！
→地元で開催の場合、帰りのバス利用にもかかわらず勝手に帰る自分勝手な判断の方もいます。事前にそういったことのないよう、アナウンスも必要かもしれません。
会場ではこの他にもいろんなことが起きますが、皆で協力して成功させましょう！
また落ち着いたら、運営もゆっくり楽しみましょう！
自分たちが好きで開催したならなおさらです！
⑫ニュース作成、開催報告
イベントが終わりましたら、できれば当日の写真付きのニュースを作成し周知します。
参加した方は当日の思い出話、参加されなかった方は参加してみようかなという意欲が高まり、次に繋がると考えています。
２. まとめ
今回は社内イベントとして野球観戦バスツアーの進め方について解説しました。
ざっくりとした説明部分もあるため、不明点や相談があればコメント頂ければと思います。
また、以下の記事では他の社内イベントについても解説しています。
興味ありましたら是非併せてお読みください！
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